驚愕のスピードを叩き出す データの整頓方法

誰か休むとデータや書類のありかが分からないから業務がストップする。

過去のデータを参照してこれからの方向性を決めたいのに、似たようなデータ名が多くて何が「正」か分からない。

探し出すのに時間がかかり、付加価値のある業務になかなか着手できなかったご経験はありませんか？

きちんと整頓されていたらこんなストレスはかかりません。

事務用品や在庫の整頓はイメージできても、データと書類の整頓方法はイメージしにくいでしょう。

実はこの２つはセットでいっぺんに整頓できます。

皆さんは何のために書類やデータを作成されますか？

そうです。業務のためですよね。

何かの業務を遂行するツールが書類だったりデータだったりします。

ですので実は「データと書類と業務」は３ついっぺんに整頓でき、その方法は

「データと書類を業務と紐づけする」です。

手順は以下の通りです。

① 今あるデータと書類の種類を書き出していく。

② 業務を書き出していく。

③ ①と②を紐づけするために体系図に落とし込む。

④ ③で作った体系図の通りにデータをフォルダに分け、書類をファイリングしていく。

このフォルダ体系やファイリングシステムが崩れていかないように、データや書類の保存期間を設定し、年１回の廃棄作業をしたり、体系図の見直しをしたりします。

めんどくさそうとお思いでしょうか。

弊社は創業当時からこれを実施しています。

先日創業時に役所に提出した７つの申請書の控えを求められました。

３年も前、しかも前職を退職してコロナに罹って一人ウェブ上で実施した時の話です。

何を申請したかも記憶にはありませんでしたので、一瞬焦りました。

しかし！見事に電子データで控えが残っており、15秒で見つけ出すことができました。

ブログトップにある写真は弊社のデータ保存場所のトップにあるフォルダ群です。

皆様もどこに今回の目的のデータがあったのか直ぐにお分かりになると思います。

最近テレビCMで似たような図面をすぐに探し出せるAIシステムが紹介されていますが、高いお金をかけてシステムを入れなくても、ルールに従ってデータを保存していれば良いのです。

ロボットやAIが出てくる前から、改善が進んでいる企業はこれを実施しています。

まずは組織全体ではなく、所属部署から始めてみませんか？

弊社の講師はこの「データと書類と業務の整頓」を５００人規模の組織で整備してきた実績があります。

ご興味がありましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。