賛成？反対？ 会議前の根回し

かねてより私は会議前の根回し（事前説明）について、役職者、一般社員、司会、事務局など様々な立場の方を集めてディスカッションしたいと思っておりました。

と言いますのも、私はこの会議前の根回しが大嫌いだったのです。

私が一般社員として企業勤めだったころ、この根回しで膨大な時間を使っていました。

一度、事業部内の全部署にかかわる改善方針案を会議で説明したところ、出席者である他部門の役職者の方から

「そんな大きな話を突然ここで説明されても困る。部内で意見を聞かないといけないのに」

と苦言を呈されたことがありました。

それ以降、私は可決を狙う議案があるときは１３名の出席者に事前に説明しに行っていたのです。

全員のスケジュールを調べ、会議までに同じ話を１３回説明する。

自席にいらっしゃると思って行っても、空振りに終わることが何度もありました。

そして説明したら、人によって１８０度違った意見を出されることがあり、頭を抱えたこともありました。

その労力を思えば、会議で１回話して、そこで自由に意見を出してもらい、異なる意見をぶつけてもらい、昇華させていきたいと強く願ったものでした。

でもそれではその会議で合意できない可能性もあり、もう一度会議を開かなくてはならず、タイムリーに仕事が遂行できなくなる。

そしてさらに悪いことに、会議では特定の２名だけが発言するのみで、後から会議内で出た意見に対する反対意見を個別に私に話してくる方がいるような状況だったのです。

ジレンマでした。

今思えば、まずは自由に発言できる心理的安全性が確保できていない場だったのでしょう。

そしてタイムリーに仕事を遂行したいなら、事前に資料を出席者に送り、熟読していただいた上で、必要なら部内でもんでいただければ良かったのでしょう。

「いや、それは。。。（苦笑）」

という読者の皆さんの声が聞こえてきそうです。

日々の仕事で忙しい方々には、会議の前に送られてくる資料を熟読する時間などないのでしょう。

そこで私は思うのです。

「会議を開く際にはその目的が明示されているのか」と。

目的なき会議は時間の無駄であり、凄腕社員に書かせても、AIに書かせても議事録に中身はありません。ただの会話の記録だけです。

多忙な役職者や社員が参加するのですから、全ての議題について「可決・否決・次回に再審議」などの判定をするという目的が必要になります。

そうすると出席者には責任が生まれます。

ご自分がそれぞれの議題について賛成なのか、反対なのかの立場を明確にする必要が出てくるのです。

それを認識できたら、会議前に送付される資料を読む気になるでしょう。

まだきれいごとでしょうか？

そんな時間はないと言われますか？

それなら時間は作るしかない。

無駄な作業や仕事を減らし、人材を育てて自分が持っている仕事を部下や同僚に振り分けましょう。

弊社はそのお手伝いができます。

ぜひ一度ご相談くださいませ。