必読！プロでもはまる落とし穴

お恥ずかしい話です。

今まで皆様に何度も事務所の５S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）の重要性を発信し、弊社も実践してきました。

特に書類の整理整頓には自信を持っていましたし、必要書類は全部３０秒以内では手に取ることができていたのです。

それでもやってしまいました。過信していたのです。

数か月前、弊社は税理士の先生を変更していました。

そこで新しい先生に初めて年末調整の対応をお願いしたのです。

そう、３H（初めて・変更・ひさしぶり）が起こったのです。

依頼した年末調整の処理の最後に税理士の先生から、弊社から提出した書類が返送されてきたのです。

私は？となってしまいました。なぜなら前の先生からは返送されてこなかったと間違って記憶していたからです。

皆様ご存じのように、調べてみると会社では年末調整書類は７年間の保管義務があるというではないですか！

私はすぐに前の税理士の先生に連絡を取り書類返却を求めたところ、すでに返却されていると、エビデンスを持ってご回答がありました。（先生のお仕事の丁寧さに脱帽です）

どんなファイルに入れて返却しているかを教えてくださったため、本腰を入れて探すとすぐに見つかって安堵したのですが、私が感じた落とし穴は２つです。

①自分の５Sは完璧だと思っていた。

②誰も監査やチェックに来ていなかった。

何のために５Sを実施するのか。

品質の向上、安全性の確保は昔から言われています。

このチェック体制として、工場ならば品質監査や消防からの点検、安全パトロールなどが定期的に実施されていて、不備があれば改善が要求され、ちゃんと改善されるでしょう。

事務所はどうでしょうか。

事務所の５S状況を点検する機会はそれに特化した活動をしていないと、ほぼありません。

内部統制監査、会計監査、ISO監査があったとしても、不備がありその改善が求められたとしても、書類の５Sまで遂行するのはなかなかできないでしょう。

５Sの目的は、先述の品質の向上と安全性の確保に加えて、事務所にこそ「顧客からの信頼」が顕著に現れます。

私はこの年末調整書類事件で、前の税理士の先生からの信頼を無くしました。

もし弊社に監査やチェック体制があれば、事が起こる前に適切にファイリングされていない書類を見つけ出し、センターファイル化して業務管理表に追記することができていたはずです。

私も自分の５Sは完璧だと過信することもなかったでしょう。

皆様に同じようなご経験はありませんか？

もしあればシェアしていただけますと幸いです。

こんな恥ずかしいお話をしておりますが、弊社がセミナー・伴走支援をしている事務所の５Sは定期的なチェック体制も含め、マンネリ化しないしくみをご提案しております。

ご興味のある方は遠慮なくお声がけください。